Libros de contabilidad

LIBROS DE CONTABILIDAD

Todos los comerciantes están obligados a llevar libros de contabilidad o libros oficiales, antes de la ley anti tramites, para que estos libros tuvieran validez se tenían que registrar las hojas en

la cámara de comercio y para ello tenían que cumplir ciertas características como el membrete del papel y la numeración de las hojas en forma consecutiva y con la inicial de los libros que se estaban mandando a registrar.

Ya con los artículos 173 a 175 del Decreto-Ley anti trámites 019 de 2012 este registro en la cámara de comercio no se realiza y le da la facilidad al comerciante de generar las hojas en forma consecutiva con el membrete y la inicial del libro pero sin el sello de registro en la cámara de comercio.

Esta nueva figura va dando cumplimiento con el articulo 1 de la ley 1314 de 2009 donde oficializa que en las Cámaras de comercio y en la DIAN ya no se registrarían esos libros en forma física.

Cosa que no sucede con los libros de actas o registros de socios los cuales seguirán registrándose en la cámara de comercio hasta que el gobierno reglamente nuevas disposiciones.

En estas imágenes podrás ver como se hace la numeración de las hojas o folios en un programa contable.

numeracion hojas 1

Para la numeración de los folios o libros de contabilidad a través de un sistema contable, se ingresa al menú donde dice libros oficiales y buscas donde diga numeración de páginas, saldría un cuadro parecido a este dependiendo el programa que estés usando.

numeracion hojas 2

Luego en prefijo coloca las iniciales del libro, por ejemplo en este caso emplee el MB que dice Mayor y Balance y le doy desde el numero de hoja que comienza el folio hasta donde necesito, puede ser 150 como en este caso o más.

Si ya tienes impresas hojas de este libro entonces la hoja inicial debe ser el siguiente de donde quedaste, por ejemplo , para la próxima vez que vaya a imprimir hojas si la última fue la 150 entonces colocare 151.

Los libros oficiales son los siguientes:

LIBROS DE CONTABILIDAD

CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD

Se entiende por libros de contabilidad a los documentos que soportan los registros o transacciones realizadas por la empresa y que son la base de los estados financieros, en ellos se vivencian las distintas situaciones monetarias del ente económico.

El articulo 56 del código de comercio hace referencia al manejo de estos libros, indicando que sus hojas pueden ser removibles o en formas continuas siempre y cuando estén numeradas y se archiven en el orden consecutivo. en este articulo indica que deben ser autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno, pero según la ley anti tramites 019 de 2012 ya no se requiere, otro articulo que es útil para informarse del uso es el art. 125 del decreto 2649 de 1993.

LIBROS DE CONTABILIDAD OBLIGATORIOS

En la practica contable estos son los libros que mas se utilizan y para los cuales los contadores los llaman obligatorios.

LIBRO DIARIO

En este libro se deben registrar las operaciones diarias de los hechos económicos del periodo, aquí se registra la información contenida en los comprobantes de contabilidad y estos deben ser soportados con los documentos que los demuestren o certifiquen.

En esta imagen puedes observar un libro diario.

LIBRO DIARIO P1

LIBRO DIARIO P2

LIBRO DIARIO P3

LIBRO DIARIO P4

LIBRO DIARIO P5

LIBRO DIARIO P6

Aquí próximamente podrás descargar el formato en excel.

LIBRO MAYOR

Aquí se registra el resumen de los valores de cada cuenta del periodo del ejercicio, donde se incluyen los saldos anteriores y se muestran los movimientos tanto débito como créditos del mes actual para que se evidencie el nuevo saldo.

Aquí te dejo esta imagen para darte una idea.

LIBRO MAYOR Y BALANCE 1

LIBRO MAYOR Y BALANCE 2

LIBRO MAYOR Y BALANCE 3

Aquí próximamente podrás descargar el formato en excel-

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Se utiliza una vez al año y se registran los inventarios de todos los bienes, derechos y deudas de la empresa, es la forma mas detallada de presentar el balance general mientras que los demás libros lo hacen de forma resumida o simplificada.

La finalidad de este libro y según lo estipula el art. 52 del código de comercio, es que toda empresa al iniciar sus actividades y por lo menos 1 vez al año, deberá realizar un inventario y un balance general detallado que permita conocer la situación del patrimonio.

Por terceros este libro puede contener  120 páginas, normalmente este libro es anual y sin terceros y para ello pueden llegar a utilizar de 11 hasta 20 páginas aproximadamente.

LIBRO INVENTARIO Y BALANCES P0 LIBRO INVENTARIO Y BALANCES P 00 LIBRO INVENTARIO Y BALANCES P1 LIBRO INVENTARIO Y BALANCES P2

LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES

Es un libro fiscal, donde las sociedades o personas que comercialicen bienes o servicios gravados, sin excluir al régimen simplificado, registren en forma diaria, global o discriminada  las operaciones realizadas por cada establecimiento y  este libro debe estar foliado.

Este libro no reemplaza en ningún caso a los libros de contabilidad obligatorios y no requiere ser registrado.

LIBROS AUXILIARES

Este libro muestra el movimiento en si de cada cuenta contable, la finalidad es llevar el control de los registros realizados en forma detallada donde se tienen en cuenta la fecha de la operación, el numero del comprobante, el tercero con su respectivo nit o documento de identificación y el detalle.

Los libros oficiales deben imprimirse al mes siguiente de terminar el periodo del ejercicio.

CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

Si por un error u omisión de la información necesitas modificar un folio ya impreso, deberás hacer un nuevo registro o asiento en la fecha en que se detecta, si son errores de escritura se debe hacer una salvedad con una nota al pie de la pagina a corregir o por cualquier otro sistema de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

Si necesitan hacer una anulación de un folio lo debes efectuar indicando sobre los mismos la causa de la anulación con la fecha y el nombre completo del responsable.

LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LAS PERSONAS NATURALES

  • LIBRO MAYOR
  • LIBRO DIARIO
  • LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCE

 

LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LAS SOCIEDADES

  • LIBRO MAYOR Y BALANCES
  • LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
  • LIBRO DIARIO
  • LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA
  • LIBRO REGISTRO DE SOCIOS (ASAMBLEAS O JUNTAS) SEGÚN EL CASO

 

El libro mayor y balances puede ser sustituido por el libro mayor general

La cámara de comercio no ejerce control sobre el manejo de los libros, esto lo realiza la dirección de impuestos y aduanas nacionales (Dian) y/o los organismos de inspección, vigilancia y control de sociedades, como la superintendencia de sociedades.


Comentarios

Libros de contabilidad — 3 comentarios

    • Hola Luz, El registro del libro de accionistas debes solicitarlo en la cámara de comercio de tu ciudad, ellos te enviaran las hojas impresas para que ahí detallen los aportes de los socios y demás actas que deben tener.

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