Como hacer un comprobante de egreso

Como hacer un Comprobante de Egreso

captura egreso

El comprobante de egreso es el soporte de las salidas de dinero de la empresa, estos formatos pueden ser en excel o de un programa de contabilidad, no se requiere mandar a comprar excepto que la empresa lo requiera por el el diseño.

El comprobante de egreso para efectos de control debe contener los siguientes datos.

1. Espacio para la copia del cheque ( Si se maneja en formato distinto al programa contable)

2. Razón social de la empresa con el respectivo nit o cédula

3. Consecutivo del comprobante ( No es el numero de cheque)

4. Código de la cuenta contable

5. Concepto por el cual se esta haciendo el pago, este puede ser pago de facturas, compras o reembolso de caja menor.

6. Clasificar si es de naturaleza débito o crédito

7. Colocar el numero del cheque ( este se encuentra arriba de donde se coloca el valor en números) puede ser todo el numero con la letra o los 4 últimos dígitos. O se coloca X en efectivo si se va a pagar en efectivo.

8. Nombre y numero de identificación del beneficiario del pago, si es un reembolso de caja menor se coloca el nombre del responsable de la caja menor.

9. Debe ir firmado por la persona que prepara el egreso, quien lo revisa, quien lo aprueba y quien lo contabiliza, para efectos de control

10. Hacer firmar a la persona que recibe el cheque o el dinero con su respectivo numero de documento de identidad y si es empresa debe tener el sello de la misma.

Seria bueno manejar dos tipos de comprobantes con sus respectivos consecutivos como para tener un mejor control de los pagos en cheques y de efectivo, aclaro que no es necesario.

Para la contabilización de un comprobante de egreso, su crédito siempre será la cuenta del banco 111005 y los débitos son los diferentes pagos si son gastos se manejan las cuentas de gastos por ejemplo compra de papelería será débito en la cuenta 519530 y crédito en el banco 111005 o si salió el dinero en efectivo será la cuenta de la caja 110505.-

En cambio si el pago fue a un proveedor se debita la cuenta 220501 y su crédito igual si es banco 111005 o efectivo 110505.-

puedes descargar un formato de comprobante aquí:

 

DESCARGA APRENDIZ      formato comprobante egreso

 

El cheque y el comprobante de egreso

El cheque, es un documento de valor comercial  muy importante  en el sector financiero y económico, porque con el se pueden hacer muchas transacciones con terceros hasta con las mismas entidades financieras,  por ello la gran importancia de darle un  manejo adecuado para evitar inconvenientes y  posibles sanciones por devoluciones o rechazos de estos pago.

El cheque es un documento que genera una orden de pago a la vista puede tener los sellos que quieran de pos fechados pero en realidad el pos fechado es una figura mas comercial que financiera ya que cuando le presentan al cajero del banco el cheque el lo debe pagar.

Para los que no saben que es pos fechado se los explico con un ejemplo.

Cuando te entregan un cheque con fecha de hoy pero la empresa le coloca un papelito diciendo por favor cobrar en 8 dias, esto realmente es solo por respeto comercial y para no dañar la reputación o manejo de la cuenta de la persona que nos esta pagando.

Estos son algunos conceptos que debes conocer:

Quien es el librador o girador del cheque ?

Es la empresa o  persona que emite el cheque y ordena su pago al banco.

Quien es el librado o girado?

Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque y este lo paga siempre y cuando el girador tenga disponible en su cuenta o tenga cupo para sobregirarse.

Quien es el tenedor, Tomador o Beneficiario?

Es la persona que posee el cheque( tomador es el primer tenedor) y debe cobrarlo con su respectivo documento de identidad si es persona natural. normalmente la persona jurídica (Empresas) lo consignan en su cuenta.

Para tener cheques debe el girador debe tener cuenta corriente, la cuenta de ahorros no dispone de cheques para sus pagos.

El banco le entrega los cheques  en talonarios los hay de 20 cheques, 30 , 50 y 100 y el cobro de esta chequera lo hace mediante nota crédito cargando el valor a la misma cuenta que lo esta solicitando.

Por seguridad y respaldando los derechos de los usuarios,  los bancos tienen sus propios controles  entre estos controles esta que los cheques solo pueden ser expedidos en formularios elaborados por los bancos por esta razón ellos mismos generan su impresión bajo su responsabilidad y contendrán el nombre del banco librado y una numeración consecutiva que permite su identificación, si al banco llega un cheque con un formulario distinto a los expedidos por ellos estos no tendrán ninguna validez.

Hay empresas que debido a su tamaño, siempre son las grandes empresas solicitan al banco  expedir los cheques con su diseño propio, para lo cual el banco les concede este beneficio bajo unas clausulas especiales para la generación de cheques y para ello generaran un documento en que consten claramente cuales son las obligaciones que se generan por la empresa, los requisitos y factores de seguridad que deberán tener los cheques, y  la necesidad de incluir la impresión del nombre del dueño de la cuenta corriente junto con el numero de identificación, El banco le generara a cada cliente sus respectivas numeraciones consecutivas, para que con esto permita su identificación.

Los cheques deben contener los siguientes requisitos

1) Logo de la entidad bancaria

2) Lugar de pago.

3) Fecha de emisión del cheque.

4) Un espacio considerado con el signo $ para colocar el valor por el cual se va a girar                    el cheque

5) PÁGUESE A o PÁGUESE A LA ORDEN DE,  ahí se escribe el nombre del beneficiario          del pago.

6) LA SUMA DE,  donde se registra el valor a pagar en letras, este debe ser igual al valor que        aparece en el espacio  $

7) Firma del girador del cheque. La firma debe ser  a mano sin enmendaduras ni tachones y           debe coincidir exactamente con la firma registrada en el banco.

8) Sellos. En caso de que el Girador sea una empresa legalmente constituida, la firma deberá         estar acompañada por los respectivos sellos debidamente registrados con anterioridad en el       banco, ya que la falta de alguno de ellos dará origen al no pago del cheque.Cuando se                 presente la cláusula “Y/O”, que tantas veces se ha utilizado en los Títulos valores, es                inadmisible que la entidad bancaria alegue contradicción, inconveniencia o duda, pues al         hacerse efectivo el derecho incorporado a uno de los beneficiarios automáticamente se              excluye a los demás.

Cuando esta cláusula es utilizada por el girador, su voluntad es, que el girado se libere de su obligación de pagar efectuando el pago a los beneficiarios o a uno de ellos.

Para girar un cheque el librador deberá tener provisión de fondos disponibles en el banco librado y haber recibido de este autorización para librar cheques a su cargo. La autorización se entenderá concedida por el hecho de que el banco entregue los formularios de cheques o chequeras.

CAUSALES DE NO PAGO DE UN CHEQUE

1) Cuando la empresa o girador del cheque, da orden de no pago a la entidad bancaria.

2) Cuando la cuenta corriente giradora carece de fondos suficientes o absoluta

3) Pagado parcialmente

4) Librado en chequera ajena

5) Cuando la cuenta esta cancelada

6) Cuando la cuenta esta saldada

7) Cuando la cuenta giradora esta embargada

8) Cuando el cheque se presenta 6 meses después de emitido

9) Firma no registrada

10) Quiebra, liquidación o concurso del girador

11) Firma del girador no coincide con la registrada

12) Faltan firmas

13) Falta protector registrado

14) Falta sello ante firma registrada

15) Falta endoso

16) falta identificación del tenedor

17)Tenedor distinto al beneficiario ( Cuando tiene sello restrictivo)

18) Cheque enmendado

19) Falta cantidad determinada

20) Falta sello de canje

21) Cheque mal remitido

22) Cheque no es a cargo del banco.


Comentarios

Como hacer un comprobante de egreso — 4 comentarios

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